In 4 Schritten zum Digital-Pionier. Oder "Don't wait, just do it"
Ich danke Martin Ziegler, der Geschäftsbereichsleiter der pakadoo ist, für diesen Gastbeitrag. Er zeigt sehr schön auf, wie schon erste digitale, einfache Schritte ein Unternehmen näher an die Digitalisierung bringen. Die Digitale Transformation ist ein Fakt, wird aber oft als etwas wahrgenommen, was viele Ressourcen finanzieller und personeller Art bedingt. Das mag in letzter Konsequenz so ein, aber man kann schon Vieles im Kleinen transformieren, wenn man einfach einmal mit etwas anfängt.
In 4 Schritten zum Digital-Pionier
Es ist laut und warm. In der Luft liegt der Duft nach leckerem Essen. Die Empfangsdame begrüßt die Gäste mit einem charmanten Lächeln. "Reserviert?", fragt sie. Der Gast nennt seinen Namen. Ein schneller Wisch mit dem Zeigfinger auf dem Tablet und die Gäste sitzen schon bei der Vorspeise an ihrem Tisch.
Die Digitalisierung schlägt ihre Wellen in allen Branchen. Fast alle deutschen Unternehmen (96 Prozent) sehen in der Digitalisierung eine große Chance. Wir sind auf dem Weg in die Industrie 4.0. Doch das Wissen ändert nichts an der Realität: Laut IHK nutzen nur 20 Prozent aller Betriebe Technologien, um ihre interne Prozesse zu optimieren. Der internationale Vergleich bestätigt: Deutschland liegt im unternehmerischen Digitalisierungsfortschritt im Mittelfeld.
Nur 20 Prozent der Frimen wirken aktiv mit
Die Studie "Digital Transformation - How to Become Digital Leader" bestätigt, dass nur 20 Prozent der Unternehmen aktiv mitwirken, obwohl die Vorteile verführerisch sind: Kostenersparnis und erhöhte Effizienz, höhere Mitarbeitermotivation, höhere Transparenz und Flexibilität. Doch über die Hälfte der befragten Unternehmer warten lieber ab und planen, auf digitale Entwicklungen eher zu reagieren.
Der Grund: Sie hinterfragen vor allem die neuen Möglichkeiten und schrecken vor Veränderungen oder zumindest vor ihren negativen Auswirkungen zurück. Allerdings können auch vermeintlich kleine Schritte in Richtung der Digitalisierung viele Prozesse beschleunigen und optimieren. Die nachfolgenden Beispiele zeigen Technologien, mit denen Unternehmen ihre internen Arbeits- und Produktionsprozesse optimieren können, ohne viel Aufwand betreiben zu müssen oder hohe finanzielle Mittel zu investieren. Mit diesen vier Veränderungsvorschlägen kann jedes Unternehmen ein Vorreiter in der Industrie 4.0 werden.
Das papierlose Büro und nebenbei an Internationalität gewinnen
Deutsche Arbeitnehmer drucken 0,68 Bäume pro Jahr. Zwar ist die Digitalisierung von internen Dokumenten keine Neuheit, allerdings ist das Konzept noch nicht in den deutschen Büroräumen angekommen. 69 Prozent der Unternehmen drucken immer noch ihre eingegangenen elektronischen Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus.
Der Anbieter Clevvermail motiviert allerdings nicht nur zur Papierlosigkeit, er bietet noch ein kleines Extra: Das Unternehmen ist ein virtueller Adressdienstleistungsservice, der den weltweiten Postservice für Unternehmen oder Privatpersonen managt. Ankommende Sendungen werden digitalisiert, weitergeleitet oder auch vernichtet. Der Nutzer des Virtual Offices koordiniert den Posteingang ganz einfach über das Web-Interface oder per App und entscheidet individuell, wie mit Sendungen verfahren werden soll. Auf diese Weise erhalten Unternehmen die Chance, ohne einen Ortswechsel in den Welt-Metropolen agieren zu können und erleichtern zusätzlich dazu für den ersten Schritt in ein papierloses Büro. Ein Büro in Shanghai oder New York gefällig?
Die Päckchen aus der Cloud
Social Benefit und Umweltschutz mit nur einem Klick
Nur fünf Prozent der Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, private Pakete im Büro zu empfangen, obwohl sich 60 Prozent der Arbeitnehmer diese Möglichkeit wünschen, Tendenz steigend. Für all jene Unternehmer, die ihren Mitarbeitern einen Mehrwert bieten möchten, eignet sich der Service von pakadoo.
Das work-life-logistics Start-up ermöglicht Arbeitnehmern, ihre Pakete vollkommen unabhängig vom Paketdienstleister direkt im Büro in Empfang zu nehmen. Durch dieses Konzept sparen Paketlieferanten und -empfänger die mehrfachen Transportwege und tun auf diese Weise auch noch etwas Gutes für die Umwelt:
Zustellungen werden gebündelt und somit sinkt der Spritverbrauch und die CO2-Emissionen. Zusätzlich dazu bietet das Unternehmen seinen Arbeitnehmern einen Social Benefit: Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr nach der Arbeit auf die Suche nach dem Paketen machen, das Paket kommt zu ihnen ins Büro. Über die pakadoo-App können Pakete an einem vordefinierten Point eingelagert und an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Die sichere Auslieferung erfolgt über PIN und QR-Code, den der Online-Shopper per Mail erhält. Das alles dauert insgesamt nur 70 Sekunden.
Project Management online - mit Kollaborationssoftware Kommunikation vereinfachen
Über 94 Prozent der Mitarbeiter halten die Zusammenarbeit mit anderen für sehr wichtig und 83 Prozent würden dafür auch eine entsprechende Software nutzen. Kollaborationssoftwares sind beliebt. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt: Basecamp, Bitrix24, Podio, Asana oder Redbooth, um nur eine Handvoll zu nennen.
Kollaborations-Tools helfen bei der Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation der Zusammenarbeit eines Teams. Vor allem große Unternehmen setzen auf die Onlinesoftware, aber sie bietet auch für Kleinunternehmer und Freiberufler viele Vorteile. Mit ihnen steigt die Produktivität, Projekte werden übersichtlicher und können somit auch schneller abgewickelt werden, teilweise können sogar Reisekosten minimiert werden.
Der Anbieter Redbooth erinnert beispielsweise an eine übersichtliche Aufgabenverwaltung. Allerdings kann Redbooth auch als eine Kommunikationsplattform genutzt werden. Nutzer können mit dem Ticket-System über die Team-Chats schreiben und die Videokonferenz ist in dem Onlinetool auch integriert. Auf diese Weise wird die Kommunikation im Unternehmen transparenter und jeder Mitarbeiter fühlt sich integriert in der internen Kommunikation.
E-Learning: mehr Wissen - mehr Weiterentwicklung
MOOC, E-University und OpenEducation - die Rede ist vom E-Learning. Eine Abkürzung für das Lernen über elektronische oder digitale Medien. Laut der Harvard Business Review berichten 87 Prozent der E-Learner, dass sie berufliche Vorteile von dieser Art des Wissensübermittlungskonzepts erhalten haben. Zwar hinkt Deutschland hinterher, allerdings entdecken vor allem die Bundesländer Baden-Württemberg und Berlin die Vorteile von MOOCs für die Weiterbildung ihrer Lehrer.
Die Anzahl an Nutzern steigt stetig an, wie Harvard und MIT festgestellt haben. Hierbei geht es nicht primär um die Vorteile des Unternehmens, sondern um die des Individuums. Der jeweilige Mitarbeiter kann sein neu erlangtes Wissen mit dem gesamten Team teilen. Mit Vorträgen können neue Alternativen entstehen, offen über Themenstellungen zu diskutieren und man erhält vollkommen neue Perspektiven und Sichtweisen auf sein eigenes Fachgebiet. Viele E-Learning Angebote sind kostenfrei und trotzdem mangelt es ihnen nicht an Qualität.
Fazit: Digitalisierungsprojekte lohnen sich
Schon mit kleinen Schritten kann jedes Unternehmen einen großen Sprung in Richtung Digitalisierung wagen. Auch die Politik ist bemüht, die Digitalisierung immer weiter zu forcieren.
Eins steht fest: Die Digitalisierung ist allgegenwärtig und rüttelt an den teilweise verstaubten Strukturen vieler Unternehmen. Es lohnt sich jedoch, die Türen für die Digitalisierung zu öffnen, sich somit weiterzuentwickeln, seinen Mitarbeitern neue Möglichkeiten zu eröffnen und sich von konkurrierenden Anbietern abzuheben.
